Le télétravail devenu incontournable dans nos sociétés développées

L’impact de la pandémie a constitué un électro-choc dans de nombreux secteurs professionnels en conduisant à favoriser le télétravail voire à l’intégrer comme mode de fonctionnement normal d’un service. Certains pays comme la Finlande l’avaient déjà largement mis en application avant la crise sanitaire. D’autres contraintes aussi importantes, comme l’impact du réchauffement climatique et la nécessité impérieuse de réduire drastiquement les gaz à effets de serre, donc de réduire les déplacements, rendront à terme incontournable le télétravail dans les années à venir. Les cadres doivent dès à présent si préparer activement tout comme l’ensemble de la population active.

Pour le cadre ayant la responsabilité d’animer une équipe de salariés, il s’agit désormais de gérer à la fois ceux qui sont en télétravail mais aussi ceux qui ne le sont pas, afin d’organiser et d’intégrer le télétravail dans le fonctionnement global de son service.

Une question nous vient à l’esprit : et si les nouvelles pratiques de management induites par le télétravail se révélaient finalement comme un facteur d’amélioration du fonctionnement de toute l’équipe ?

Le management, c’est avant tout l’établissement de règles claires et communes qui fixent les limites, marges de manœuvre et responsabilités de chacun au sein de l’équipe.

Il doit en être ainsi des règles de répartition des jours de télétravail dans le service, de fixation de plages de disponibilité du télétravailleur… Un temps de travail présentiel minimum dans les bureaux peut également être précisé, soit un jour commun sans télétravail afin de placer la réunion d’équipe. Le rythme de tenue de cette réunion pourra dépendre des contraintes spécifiques à chaque service selon qu’il existe ou non des échéances hebdomadaires.

La communication est indispensable

L’absence de proximité avec les personnels en télétravail conduit à mettre en place d’autres formes de contact et d’animation des membres de l’équipe. En effet, a fortiori en télétravail, le salarié doit rester en contact avec son encadrant et avec le reste de l’équipe. La mise en place d’outils de communication adéquats devient alors un prérequis à la réussite du télétravail.

Afin de pouvoir échanger à tout moment avec ses collègues et son responsable, chaque télétravailleur doit disposer de bons outils comprennent au minimum un ordinateur avec les logiciels adéquats, ainsi qu’un accès aux documents et données de son service, mais aussi à l’Intranet de l’administration, un smartphone ou un téléphone fixe, une messagerie interne éventuellement instantanée, des outils de visio ou de web conférence. L’accès à des fonctionnalités de partage des agendas constitue également une réelle plus-value afin de connaître la disponibilité des collègues.

La confiance est essentielle

La confiance est largement considérée comme un critère essentiel de sélection des collaborateurs distants. Le cadre aura d’autant plus confiance si l’agent est autonome dans la réalisation de son travail.

L’autonomie d’une personne s’entend, selon certains, comme le croisement de la compétence et de la motivation. C’est sur ces éléments, lors de la demande de télétravail, que le cadre décidera d’accorder la possibilité à son agent de télétravailler. En effet, si le responsable estime que son collaborateur dispose du professionnalisme suffisant pour exercer sa mission à distance et s’il le sent prêt à s’investir pour y parvenir, le cadre n’a alors aucune raison objective de ne pas lui faire confiance.

Une forme différente de contrôle des équipes

La question du contrôle reste le sujet le plus discuté dans le cas du télétravail et c’est ce qui pose le plus de problème aux cadres. Il est largement admis que la supervision et le contrôle directs ne conviennent pas à la gestion des télétravailleurs. De fait, la gestion par les résultats convient beaucoup mieux au travail à distance. Le management par objectifs semble donc particulièrement adapté au télétravail.

Le cadre doit alors appliquer une méthode de suivi pour apprécier le travail effectué et se mettre d’accord avec chaque télétravailleur sur les objectifs, les critères d’évaluation et les travaux à rendre. Ce suivi doit cependant être raisonnable et proportionné au nombre de jours télétravaillés.

La tentation sera grande pour certains cadres de vouloir contrôler davantage l’agent en télétravail. Or, il n’y a aucune raison objective de le faire. On demande rarement à un agent présent dans le service de faire un rapport quotidien de ses activités.

La cohésion est indispensable

Pour un chef de service, il est important de veiller à maintenir la cohésion de son équipe malgré l’absence physique de certains collaborateurs. En effet, les équipes dispersées peuvent notamment souffrir de problèmes de coordination, de crises de confiance voire pire, s’engager dans une dynamique de groupe négative.

Le partage d’un planning collectif visible par tous constitue un premier outil simple à déployer. Affiché dans le service, il permet également de visualiser les jours de présence physique et les jours en télétravail de chaque collaborateur mais aussi les absences de chacun (temps partiel, formations, congés, etc.).

Il est aussi important de ne pas oublier les télétravailleurs dans les e-mails ou les convocations aux réunions et de maintenir des liens au sein de l’équipe en organisant des rencontres régulières entre tous les membres du service.

Les collègues en présentiel impliqués aussi dans le télétravail

Le télétravail n’est pas l’affaire uniquement des télétravailleurs : il concerne l’ensemble des membres d’une équipe qui doivent travailler collectivement. Le cadre doit ainsi gérer les agents qui ne sont pas en télétravail et qui ont parfois une mauvaise image des télétravailleurs.

Le cadre doit s’intéresser à la perception des non-télétravailleurs et à l’impact du télétravail sur leur charge de travail.

Le cadre doit communiquer avec eux sur le principe du télétravail. Ils doivent aussi être formés aux outils collaboratifs en les sensibilisant sur le fait que les télétravailleurs sont bien présents au travail, même si à distance. Afin de ne pas se créer de surcharge de travail, les collègues en présentiel doivent les solliciter normalement et ne pas répondre à leur place. Ils doivent ainsi leur faire suivre les demandes qui les concernent.

Avec l’existence d’un nombre significatif de télétravailleurs dans un service, c’est désormais toute l’organisation du travail et du service qui est impactée. Les pratiques préconisées pour répondre à la problématique du management du télétravail peuvent ainsi permettre au responsable de diriger de manière plus efficace l’ensemble de son équipe et chacun de ses membres.

Une adaptation indispensable de notre environnement professionnel

Toute évolution impliquant un développement du télétravail nécessitera l'évolution de nos métiers que ce soit sur le plan juridique et organisationnel. En effet, nos procédures actuelles, telles qu’elles sont appliquées au sein de la DGFiP, n’ont pas été pensées en prenant en considération le mode d’organisation particulier qu’est le télétravail. Il sera donc nécessaire de s’interroger sur une nouvelle organisation du travail permettant à un plus grand nombre d’opérations d’être à la fois dématérialisées, exécutées quelle que soit la localisation géographique de l’agent en télétravail mais aussi interconnectées et accessibles dans un périmètre professionnel le plus large possible.
Par ailleurs, une attention devra être apportée au maintien d’un niveau d'interaction entre les collègues d’un même service mais aussi avec ceux d’autres services du site d'affectation.

 

 

 

 

 

 

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